DID là viết tắt của Direct Inward Dialing là một tính năng mà các công ty viễn thông cung cấp để sử dụng với các hệ thống PBX của khách hàng, hỗ trợ nhiều hạn đầu số, định tuyến theo từng đầu số khác nhau
Transfer Call là gì?
Đây chính là chuyển hướng cuộc gọi. Có 2 cách transfer là tự động và thủ công:
- Đối với tự động thì cuộc gọi từ ngoài vào sẽ được transfer theo kịch bản trong tổng đài như máy nhánh bận, ngoài giờ làm việc, không trả lời...
- Còn transfer thủ công là thao tác trực tiếp của nhân viên trực điện thoại nhằm chuyển cuộc gọi đó đến bộ phận phụ trách.
API là gì?
API (Application Programming Interface) là các phương thức, giao thức kết nối với các thư viện và ứng dụng khác. API cung cấp khả năng cung cấp khả năng truy xuất đến một tập các hàm hay dùng và từ đó có thể trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng.
Thuật ngữ ACD là gì?
ACD - Automatic Call Distribution, đây là hệ thống phân bổ cuộc gọi tự động. Các cuộc gọi vào tổng đài sẽ được phân bổ đến nhân viên trực điện thoại theo kịch bản đã được cấu hình từ trước.
Tổng đài ACS là gì?
ACS hay có tên đầy đủ là Automated Call System/Service, chúng ta thường quen gọi là tổng đài tự động hay Auto Call. Đây là giải pháp tổng đài gọi tự động, một kỹ thuật tiên tiến, cho phép gọi đến hàng trăm thậm chí là hàng ngàn cuộc gọi tự động được ghi âm sẵn đến người dùng ngay lập tức và đồng thời, kịch bản ghi âm chuyên nghiệp, tiết kiệm tối đa nguồn lực cho Doanh nghiệp!
Bạn đọc có thể tìm hiểu tính năng Tổng đài ACS tại đây
Extension là gì?
Extension được hiểu là máy nhánh trong hệ thống tổng đài. Ví dụ 5 extensions, 10 extesions chính là 5 máy nhánh, 10 máy nhánh.
Outbound refix là gì?
Outbound refix là quản lý gọi ra theo refix theo từng nhóm.
Quản lý nhóm là gì?
Quản lý Nhóm người dùng và nhóm gọi ra
List Code Route là gì?
Quản lý hướng gọi theo refix (tiền tố đầu số theo nhà mạng)
Ví dụ: Gọi di động Viettel thì dùng cố định Viettel hoặc gọi khu vực Hà Nội định tuyến ra cố định Hà Nội
IVR là gì?
IVR (viết tắt của Interactive Voice Response), IVR là hệ thống phản hồi tích hợp giọng nói hay còn được gọi là lời chào, là bộ phận quan trọng cần phải có trong một Call Center.
Hệ thống trả lời tự động và tương tác với khách hàng.
Không giới hạn cấp IVR và thời gian câu chào
Call Queue (Group) là gì?
Cho phép gọi đến 1 Group (Queue). Có thể gọi vào nhóm.
Ví dụ: nhóm CSKH, nhóm kế toán... Mỗi nhóm cho phép cài đặt cách đổ chuông khác nhau ( ring all, xoay vòng có nhớ,...)
Trunk Call trong tổng đài là gì?
Trunk Call là gọi liên đài thông qua SIP Trunk/H.323, yêu cầu tổng đài kết nối có hỗ trợ SIP/H.323 Protocol (Như Avây, Cisco, Microsoft Lync...) hoặc thiết bị chuyển đổi Gateway.
Gọi vào tổng đài được nhưng gọi ra không được?
Giải quyết: Kiểm lại cấu hình softphone/ip phone, kiểm tra đường truyền mạng đảm bảo số nội bộ đã được đăng ký với tổng đài (số nội bộ có thể nghe gọi)
2. Hướng gọi ra chưa được định nghĩa:
=> Giải quyết: Cài đặt, định nghĩa hướng gọi đầy đủ trên đài và cho phép người dùng gọi theo các hướng đã định nghĩa
3. Đầu số cố định có sự cố: Có thể đầu số bị chặn hướng gọi vì một số lý do khách quan =>Kiểm tra lại với nhà cung cấp dịch vụ, nhà mạng về hướng gọi ra tương ứng trường hợp trên có thể có nhiều nguyên nhân:
1. Người dùng cuối:
- Người dùng chưa đăng ký thành công với tổng đài (đường truyền mạng bị lỗi, cấu hình chưa được cài đặt trên softphone/ip phone,... )
=> Giải quyết: Kiểm lại cấu hình softphone/ ip phone, kiểm tra đường truyền mạng đảm bảo số nội bộ đã được đăng ký với tổng đài (số nội bộ có thể nghe gọi)
2. Hướng gọi ra chưa được định nghĩa:
=> Giải quyết: Cài đặt, định nghĩa hướng gọi đầy đủ trên đài và cho phép người dùng gọi theo các hướng đã định nghĩa
3. Đầu số cố định có sự cố: Có thể đầu số bị chặn hướng gọi vì một số lý do khách quan
=>Kiểm tra lại với nhà cung cấp dịch vụ, nhà mạng về hướng gọi ra tương ứng
Không nghe lại được ghi âm khi vừa kết thúc cuộc gọi
Nên chờ khoảng 1 phút khi cuộc gọi kết thúc rồi mới nghe ghi âm để hệ thống tải file ghi âm lên. Nếu không load được thì thêm hàm tự load tại trang CDRs
Internal Call trong tổng đài là gì?
Internal call là gọi nội bộ giữa các máy nhánh/extensions trong hệ thống tổng đài WorldfonePBX
Thực hiện cuộc gọi điện đi hoặc đến nhưng chỉ nghe 1 bên, nói Khách hàng nghe nhưng Khách hàng nói Agents không nghe. Hoặc ngược lại? Làm cách nào để giải quyết
Trường hợp 1: Phím Mute trên thiết bị IP Phone / Softphone hoặc trên điện thoại di động => Giải pháp: tắt chế độ Mute
Trường hợp 2: Trên điện thoại IP Phone hư tay cầm (handset), dây xoắn kết nối giữ tay cầm và điện thoại, hư mic hoặc phone nếu dùng headset => Giải pháp: thay 1 thiết bị tay cầm (handset), headset hoặc headphone để xác định nguyên nhân
Trường hợp 3: Trên PC softphone không nhận mic hoặc headphone => Giải pháp: kiểm tra và chọn đúng devices đã nhận trên PC với devices nhận trên softphone
Trường hợp 4: Port RTP trên IP Phone bị trùng => Giải pháp: chọn random port RTP trên IP Phone
Trường hợp 5: Mạng được sử dụng cho IP Phone chặn port RTP => Giải pháp: mở port RTP range 10000-65000 của Router trong mạng
Gọi đi được nhưng không gọi đến được?
Cách giải quyết tạm thời nhanh chóng ==> Bạn hãy tắt hẳn Softphone hoặc rút nguồn điện thoại ra cắm lại và thực hiện cuộc gọi test thử.
Nguyên nhân có 2 trường hợp xảy ra:
1. Tổng đài không nhận điện thoại/Softphone online/register. Nên không gọi đến được.
Cách giải quyết: - Xem lại router chặn port register lên hệ thống WorldfonePBX - Điều chỉnh port TCP --> UDP hoặc ngược lại.
2. Bật DND trên điện thoại/Softphone
Cách giải quyết: Nhấn vào nút DND trên Soft Phone/ Hard Phone để trở lại trạng thái ban đầu (Sẵn sàng)
Tính năng DND (Do not Disturb) trên Soft phone/IP phone và Worldfone4X nghĩa là gì?
- DND trên hệ thống Worldfone4X bao gồm: Chặn 1 chiều và chặn 2 chiều (ACW và Unavailable)
=> Cách giải quyết: Nhấn vào icon Available để trở trở lại trạng thái Sẵn sàng. DND từ Soft Phone/ Hard Phone nghĩa là chặn 1 chiều gọi vào => Cách giải quyết: Nhấn vào nút DND trên Soft Phone/ Hard Phone để trở lại trạng thái Ban đầu (Sẵn sàng)
Tại sao doanh nghiệp nên dùng tổng đài kết hợp CRM?
Hiện nay thời buổi kinh tế toàn cầu có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp với nhau đòi hỏi cần phải có nhiều chiến lược mới trong kinh doanh. Dùng Tổng đài kết hợp CRM chính là xu thế mới giúp quan tâm nhiều hơn đến khách hàng và lấy khách hàng làm trung tâm. Bài viết sau đây sẽ chỉ ra cho bạn vì sao các doanh nghiệp nên dùng Tổng đài kết hợp CRM cho việc kinh doanh của mình.
Hệ thống thư thoại (voicemail system) là gì?
Hệ thống thư thoại (voicemail system) về cơ bản là một phiên bản hiện đại của một máy trả lời. Nó giúp phát lại thông báo cho người gọi trong trường hợp chưa sẵn sàng. Hơn nữa, người gọi có các tùy chọn để lại tin nhắn hay yêu cầu gọi lại.
Các PBX sẽ chuyển đổi các thông điệp được ghi lại thành các file audio và lưu trữ chúng vào một thư mục cài đặt trước và /hoặc gửi đến một địa chỉ email. Giống như một phần của hệ thống thư thoại, mỗi người dùng có hộp thư thoại cá nhân riêng với các lời chào và thông báo cá nhân.
Vì sao Cloud PBX là giải pháp tổng đài hoàn hảo cho Doanh nghiệp?
Cloud PBX hay còn có tên khác là Hosted PBX, tổng đài ảo. Đây được biết đến là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp chạy qua kết nối internet cung cấp tất cả các chức năng cần thiết trong một hệ thống điện thoại văn phòng như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và tất nhiên, gọi điện. Bạn không cần phải có thiết bị tổng đài (PBX) đặt tại Doanh nghiệp của mình - một nhà cung cấp VoIP sẽ làm điều đó cho bạn khi bạn sử dụng dịch vụ của họ
Có nên áp dụng tự động hóa dịch vụ khách hàng cho Doanh nghiệp?
Nhiều công ty tận dụng tự động hóa dịch vụ khách hàng để cải thiện năng suất Agents hỗ trợ của họ. Giúp Doanh nghiệp giảm tải khối lượng cuộc gọi, tăng tốc quy trình dịch vụ khách hàng và giảm thiểu lỗi của con người. Mặc dù, có những hạn chế đối với dịch vụ khách hàng tự động, chẳng hạn như thiếu kết nối con người và không có khả năng xử lý các câu hỏi phức tạp.